Пишем деловое письмо на английском: структура и особенности

Уметь писать грамотные и информативные деловые письма — важный навык при изучении английского языка. Несмотря на то, что большая часть нашего повседневного общения осуществляется по электронной почте или в социальных сетях, во многих случаях вам все равно нужно будет написать официальное письмо на английском: чтобы подать заявку на работу или в университет своей мечты, связаться с представителем компании или клиентом, или даже написать в государственное учреждение в англоговорящей стране. Чтобы правильно составить деловое письмо на английском, и произвести хорошее впечатление, нужно разобраться в правилах и тонкостях формальной переписки.

Особенности делового письма

Для того чтобы научиться соблюдать деловой тон в письме на английском, необходимо знать несколько важных правил:

• Нельзя использовать сокращения (“I’m”, “he’s”, “you’ve”), всегда пишем полную форму глагола (“I am”, “he is”, “you have”)
• Желательно избегать эмоционально-окрашенных слов и выражений, лексика должна быть максимально уместной и четкой
• Можно использовать сложные грамматические конструкции и обороты, а также специальные деловые фразы, например, для того чтобы начать или закончить письмо
• Необходимо соблюдать структуру официального письма (приветствие, причина по которой пишете, основная часть, заключение, прощание, подпись)
• Даже если приходится быть твердым, очень важно всегда оставаться вежливым

Формат официального письма на английском и полезные выражения

Структура делового письма почти не отличается от обычного письма другу, однако специальные фразы и выражения будут совсем другие. Из чего состоит официальное письмо?

Salutation (приветствие)

Существует несколько вариантов приветствий, в зависимости от того знаете ли вы адресата, или нет:

Dear Mr/Mrs + last name - Дорогой/дорогая мистер/миссис + фамилия

Dear Sir or Madam - Уважаемый Господин/госпожа

To whom it may concern - Всем заинтересованным лицам

Dear HR Manager of + company name - Дорогой/дорогая менеджер по персоналу + название компании

Reason for writing (причина по которой пишете)

Для того чтобы правильно начать деловое письмо, необходимо использовать вступительные фразы:

I am writing regarding your inquiry about… - Я пишу по поводу Вашего запроса о…

I am writing regarding our phone conversation… - Я пишу по поводу нашего телефонного разговора…

In reply to your request… - В ответ на Вашу просьбу…

I am writing to inform you that… - Я пишу, чтобы сообщить вам, что…

I am writing to confirm… - Я пишу, чтобы подтвердить…

I am writing to enquire about… - Я пишу, чтобы узнать о…

I am writing to complain about… - Я пишу, чтобы пожаловаться на …

I am contacting you for the following reason. - Обращаюсь к вам по следующей причине.

I recently heard about… and would like to… - Я недавно услышал о… и хотел бы…

Main body (основная часть)

В зависимости от цели письма, используются различные выражения (чтобы сообщить хорошие или плохие новости, отправить жалобу или заявку на работу, поблагодарить адресата):

We would appreciate it if you would… - Мы будем признательны, если Вы…

I would be grateful if you could… - Я был бы признателен, если Вы могли бы…

Could you please send me… - Не могли бы Вы отправить мне…

We are pleased to announce that… - Мы рады сообщить, что…

I am delighted to inform you that… - Я рад сообщить Вам, что…

We regret to inform you that… - С сожалением сообщаем Вам, что…

Ending (Завершение)

Как закончить деловое письмо на английском? Все также зависит от цели письма, например Вы можете сказать что ждете встречи или ответа на письмо, или же просто можете попрощаться:

If you require more information, please let us know. - Если Вам нужна дополнительная информация, сообщите нам об этом.

Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance. - Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если Вам нужна дополнительная помощь.

I am looking forward to hearing from you soon. - Я с нетерпением ожидаю Вашего ответа в ближайшее время.

We are looking forward to meeting you on 21 January. - Ждем Вас 21 января.

We would appreciate your reply at your earliest convenience. - Мы будем признательны за Ваш ответ при первой возможности.

Closing (Подпись)

Завершается формальное письмо подписью и Вашим полным именем на английском:

Your sincerely/Sincerely yours, + your name - Искренне Ваш, + Ваше имя

Respectfully, + your name - С уважением, + Ваше имя

Sincerely, + your name - Искренне, + Ваше имя (используйте этот вариант если не знаете имя адресата)

Kind regards, + your name - С наилучшими пожеланиями, + Ваше имя
Warm regards, + your name - Теплые пожелания, + Ваше имя