Bariery w komunikacji biznesowej i metody ich pokonywania

Bariery w komunikacji biznesowej można zdefiniować jako potencjalne przeszkody, które pracownicy napotykają w pracy, próbując komunikować się ze swoimi współpracownikami. Jedną z takich barier są różnice językowe, ale o tym później.

Prawdopodobnie wiesz, że firmy, które praktykują skuteczną komunikację w miejscu pracy przynoszą znaczące zyski interesariuszom. Nie da się również ukryć, że utrudniona komunikacja w biznesie prowadzi do niskiej produktywności, spadku morale zespołu i gorszej jakości obsługi klienta.

Rzadko słyszymy o tej bolesnej prawdzie, ale nieporozumienia w miejscu pracy wynikające z braku jasności w komunikacji kosztują firmy miliony złotych i wielu ważnych klientów każdego roku.

Jak skutecznie się komunikować

Wszyscy wiemy, jak istotną rolę odgrywa umiejętność bezproblemowego komunikowania się, ale jej nabycie i wdrożenie w pracy jest dość wymagające.

Skuteczna komunikacja biznesowa to nie tylko kwestia minimalizowania ryzyka wystąpienia konfliktów, choć jest to jedna z najważniejszych korzyści płynących z efektywnego porozumiewania się. Jest ona również kluczowym czynnikiem wpływającym na zaangażowanie pracowników, relacje z klientami i dochodowość, wymieniając tylko kilka.

Umiejętność skutecznego komunikowania się w biznesie (lub, inaczej mówiąc, w pracy) jest bardzo ważna, ponieważ przyczynia się do głębszego zaangażowania zespołu we współpracę co przejawia się w lepszych wynikach osiąganych przez firmę.

Poznaj 4 główne rodzaje komunikacji w organizacji i biznesie

Biorąc pod uwagę dostępność informacji w Internecie, z pewnością wiesz już, że komunikacja jest podstawą sukcesu firmy, a sposób komunikacji odgrywa olbrzymią rolę. Bez niej nie ma szans na rozwój marki, nie mówiąc już o jej przetrwaniu.

Dlatego też, aby w pełni wykorzystać potencjał firmy, firma powinna poznać i umieć zastosować przynajmniej kilka scenariuszy efektywnej komunikacji.

Ogólnie rzecz biorąc, firmy polegają na różnych formach komunikacji biznesowej w celu zapewnienia udanych interakcji, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Strategia i wybrany sposób komunikacji zależą od różnych scenariuszy i poszczególnych udziałowców.

Zapoznanie się z przedstawionymi dalej 4ma rodzajami komunikacji biznesowej pozwoli skuteczniej planować strategie pertraktacji w firmie. Dzięki temu szanse na odniesienie sukcesu wzrosną, a relacje pracowników z klientami staną się bardziej profesjonalne.

4 rodzaje (lub formy) komunikacji w biznesie

Przeanalizujmy teraz cztery rodzaje (formy) komunikacji biznesowej, które firma może zastosować w zależności od różnych scenariuszy.

Komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnętrzna to system zorganizowanych, zaplanowanych działań komunikacyjnych z wewnętrznymi interesariuszami organizacji pozwalający osiągać cele komunikacyjne i biznesowe, zapewniający przepływ wiedzy i informacji, a poprzez to mający wpływ m.in. na zaangażowanie pracowników, motywację, identyfikację z organizacją oraz lojalność.

Mówiąc w skrócie, komunikacja wewnętrzna służy płynnemu przepływowi informacji między pracownikami firmy, od dyrektora generalnego po resztę personelu firmy, w tym kucharzy i wszystkich innych pracowników.

Komunikacja zewnętrzna

Ma miejsce, gdy firma dzieli się (lub wymienia) informacjami o swoich produktach, usługach lub planach ze światem zewnętrznym.

Mogą to być klienci, partnerzy zewnętrzni, dostawcy, inne firmy lub zwykli konsumenci. Głównym celem jest zbudowanie zaufania i silnych relacji między firmą a wszystkimi osobami, z którymi wchodzi ona w interakcje zewnętrzne.

Oprócz promowania wizerunku marki i budowania reputacji wśród społeczności, komunikacja zewnętrzna może również służyć do informowania zainteresowanych o tym, co dzieje się w firmie.

Komunikacja werbalna

Tak jak sugeruje nazwa, komunikacja werbalna w biznesie ma miejsce wtedy, gdy do przekazywania informacji o firmie jej odbiorcom używamy słowa mówionego.

Umiejętność komunikacji werbalnej w biznesie może być wymagana do wyjaśniania lub dzielenia się swoimi spostrzeżeniami w trakcie spotkań, prowadzenia prezentacji, rozmów telefonicznych lub produktywnych konwersacji z członkami zespołu.

Poza typowymi wymaganiami związanymi z naborem na dane stanowisko, większość firm i rekruterów traktuje dziś priorytetowo kandydatów z wybitnymi umiejętnościami komunikacji werbalnej. Kandydaci tacy cieszą się większym zaufaniem, ponieważ mogą pomóc firmie w prowadzeniu formalnych prezentacji, nawiązywaniu kontaktów i negocjacjach.

Komunikacja pisemna

W biznesie komunikacja pisemna odnosi się do wiadomości przekazywanej za pomocą słowa pisanego, stanowiącej trwały zapis informacji lub pomysłu. Mogą to być e-maile, listy, raporty lub notatki.

Komunikacja pisemna jest bardzo istotna, ponieważ pomaga w zachowaniu odpowiedniej formy, jasnym przekazywaniu wiadomości i tworzeniu trwałego zapisu interakcji firmy z interesariuszami.

Jedną z istotnych zalet tej formy komunikacji biznesowej jest to, że jest ona bardzo pomocna, jeśli chodzi o ustanawianie zasad, polityki firmy i reguł funkcjonowania organizacji.

Identyfikacja barier skutecznej komunikacji w biznesie

Skuteczna komunikacja jest podstawą sukcesu każdej firmy. Jednak pomimo naszych najlepszych intencji, różne bariery komunikacyjne często utrudniają płynne interakcje w miejscu pracy.

Mowa tu między innymi o braku jasności, słabych umiejętnościach słuchania, różnicach językowych, barierach kulturowych i wyzwaniach hierarchicznych.

Identyfikacja i umiejętność pokonania takich barier komunikacyjnych ma kluczowe znaczenie dla tworzenia szczęśliwszego, współpracującego zespołu i produktywnego środowiska pracy.

Przeanalizujmy te bariery w komunikacji biznesowej i określmy praktyczne rozwiązania (lub sposoby ich przezwyciężenia), aby zapewnić płynny przepływ informacji.

Niejasność przekazu

Jedną z głównych barier w komunikacji biznesowej jest niedoprecyzowanie przekazu. Problem ten jest często spotykany, gdy komunikujemy się w języku, którego nie znamy zbyt dobrze.

Gdy przekazywane informacje nie są wystarczająco klarowne, może to skutkować nieporozumieniami i dezorientacją wśród pracowników. Efektem mogą być nawet frustracje i konflikty. Aby temu zaradzić, należy zawsze dążyć do precyzji w komunikacji, używając zwięzłego i prostego języka.

Pamiętaj, by w pierwszej kolejności myśleć o swoich odbiorcach. Weź pod uwagę ich poziom znajomości języka, w którym się komunikujesz i unikaj używania trudnych słów.

Wyrób sobie nawyk rozbijania złożonych koncepcji na proste, zrozumiałe elementy, aby upewnić się, że twój przekaz jest łatwo przyswajalny dla wszystkich. Zwróć także uwagę na mowę ciała i ton głosu, ponieważ zazwyczaj mają one większe znaczenie niż wypowiadane słowa.

LiveXP oferuje program szkoleń językowych dla firm. Dzięki lekcjom 1 na 1 z nauczycielami wybranego języka twoi pracownicy nauczą się nowego języka i będą mogli skutecznie komunikować się z innymi. Lekcje pomogą im dotrzeć do odbiorców, poszerzyć słownictwo w celu skuteczniejszego przekazania treści, poprawić umiejętności komunikacyjne oraz wymowę. Główne korzyści dla firmy to lepiej wykwalifikowani pracownicy i efektywniejsza komunikacja.

Niski poziom umiejętności słuchania (lub nieumiejętność słuchania)

Nieumiejętność słuchania w trakcie rozmowy to kolejna bariera w komunikacji biznesowej. W niektórych przypadkach przyczyną jest słaba znajomość języka, którym posługują się rozmówcy.

Skuteczna komunikacja działa w dwie strony (brak umiejętności słuchania może ograniczać wymianę pomysłów). Czasami osoba może być tak skupiona na formułowaniu swojej odpowiedzi, że po prostu pomija kluczowe aspekty komunikatu.

Nieumiejętność słuchania może sprawić, że ważne informacje i/lub sygnały, które mogłyby pomóc w lepszym zrozumieniu sytuacji i wypracowaniu silnej odpowiedzi, zostaną pominięte.

Dla niektórych pokonanie tego rodzaju bariery w komunikacji biznesowej nie jest trudne - wystarczy aktywnie i uważnie słuchać, podczas gdy inni mówią i wykazywać szczere zainteresowanie tym, co mówią. Dla innych z kolei wystarczy nauczyć się języka i niewerbalnych sygnałów, których używa rozmówca.

Rozwijanie silnych umiejętności słuchania sprzyja kulturze zrozumienia i współpracy w organizacji, zatem warto wpisać to na swoją listę, aby uchronić firmę przed utratą ważnych klientów i czołowych specjalistów.

Dzięki LiveXP twoi pracownicy mogą ćwiczyć swoje umiejętności słuchania podczas nauki z tutorem. Wystarczy, że poinformują go, nad jakimi umiejętnościami chcą popracować, a nauczyciel przygotuje spersonalizowany plan lekcji dla konkretnego pracownika i pomoże mu osiągnąć wyznaczony cel.

Różnice językowe

W środowisku pracy, w którym występuje różnorodność kulturowa i językowa, mogą pojawić się poważne wyzwania dla skutecznej komunikacji biznesowej. Błędne interpretacje (i nieporozumienia) mogą wynikać z barier językowych.

Można być naprawdę dobrym w tym, co się robi, a nawet być częścią świetnego zespołu, jednak brak zrozumienia lub niewystarczająca biegłość w używanym przez firmę języku obcym może słono kosztować zarówno ciebie, jak i samą firmę.

Jeśli ty lub twoi pracownicy nie potraficie płynnie posługiwać się oficjalnym językiem, w którym firma prowadzi swoją działalność, lub nie jesteście w stanie szybko się do niego dostosować, trudno będzie wam osiągnąć wyznaczone cele. Jeśli głównym językiem firmy jest język angielski, to perfekcyjna komunikacja biznesowa po angielsku powinna być jednym z podstawowych dążeń firmy.

Aby temu zaradzić, promuj wrażliwość kulturową w organizacji, w razie potrzeby zapewnij szkolenia językowe i zachęcaj do otwartych dyskusji na temat różnych stylów komunikacji. Uwzględnianie różnorodności zwiększa efektywność komunikacji i wzbogaca ogólne możliwości w miejscu pracy.

Bariery kulturowe

Ludzie z różnych zakątków świata lub z różnych kręgów kulturowych mają różne sposoby dzielenia się informacjami. Oprócz kwestii odmienności językowej, wiadomości komunikujemy za pomocą unikalnych symboli i gestów, które nie są uniwersalne.

Gdy częścią komunikacji jest gestykulacja, osoby o odmiennym pochodzeniu mogą nie być w stanie zrozumieć naszego przekazu. Jest to jeden z powodów, dla których niektórzy udzielają mniej konstruktywnych informacji zwrotnych, co może jeszcze bardziej wpłynąć na wymianę komunikacyjną.

Nieumiejętne podejście do różnic kulturowych może zniechęcić drugą osobę i doprowadzić do nieporozumień. Korzystanie z działań integracyjnych ma zatem kluczowe znaczenie, ponieważ skutecznie eliminuje bariery kulturowe między członkami zespołu.

Platforma do nauki języków LiveXP zapewnia szkolenia językowe dla firm, których skuteczność została już wielokrotnie udowodniona. Dzięki profesjonalnym nauczycielom z różnych części świata, każdy znajdzie takiego, który skutecznie nauczy języka, kultury i znaczenia symboli i gestów unikalnych dla danej społeczności.

Aby pokonać bariery kulturowe, najlepiej komunikować się z jak największą liczbą osób z różnych części świata. LiveXP oferuje pomoc korepetytorów z całego świata, dzięki czemu pracownicy mogą wybrać nauczyciela z konkretnego kraju lub uczyć się z kilkoma na raz w ramach jednej subskrypcji. Pomoże im to uniknąć stresu podczas rozmowy z osobą z innego kraju.

Pomóż swoim pracownikom poruszać się w różnych językach i kulturach, aby Twoja firma osiągnęła najlepsze wyniki.
Skorzystaj z programu szkoleniowego w zakresie języków korporacyjnych LiveXP.

Wyzwania związane z hierarchią w firmie

W niektórych przedsiębiorstwach istniejące struktury hierarchiczne mogą prowadzić do utrudnień w komunikacji, bowiem obawa pracowników przed negatywną oceną ze strony przełożonych może powstrzymywać ich przed wyrażaniem opinii i skutkować niedopowiedzeniami.

Aby skutecznie radzić sobie z takimi barierami, kluczowe jest kultywowanie kultury otwartej komunikacji, w której każdy członek zespołu czuje się upoważniony do wyrażania swoich opinii.

Aby to wdrożyć, warto rozważyć przeprowadzanie regularnych sesji wymiany informacji zwrotnych, aby zapewnić członkom zespołu ustrukturyzowaną platformę do swobodnego wyrażania swoich myśli. Można także utworzyć kanały do anonimowego wyrażania opinii, co pozwoli każdemu dzielić się swoimi przemyśleniami bez obawy o negatywne reakcje.

Takie podejście zapewnia, że perspektywa i / lub punkt widzenia każdego jest nie tylko wysłuchiwany, ale także brany pod uwagę w procesach decyzyjnych, co zachęca do bardziej opartego i przejrzystego środowiska pracy.

Poprawa komunikacji w biznesie i pokonywanie potencjalnych barier

Pozbycie się barier w komunikacji biznesowej obejmuje nie tylko bieżące działania usprawniające wewnątrz firmy.

Wiąże się to ze stworzeniem ścieżki zarówno dla zespołu, jak i samej marki, aby mogły rozwijać się bez przeszkód i stabilnie przetrwać przyszłe lata. Podczas gdy wspomniane wcześniej wskazówki mogą pomóc w tej transformacji, ćwiczenie języka używanego przez firmę jest niezbędne do zapewnienia długoterminowego sukcesu.

LiveXP skupia wielu korepetytorów, którzy koncentrują się głównie na pomaganiu pracownikom w doskonaleniu umiejętności komunikacji w biznesowym języku angielskim. Dzięki nim HR, menedżerowie, dyrektorzy generalni i inni pracownicy firmy stają się doskonałymi mówcami. Ale dlaczego warto wybrać LiveXP, skoro istnieje wiele innych opcji dostępnych online?

Chociaż zapewne znasz już inne interesujące aplikacje językowe, takie jak Preply, Lingoda lub iTalki, warto przyjrzeć się korzyściom, jakie pracownicy mogą czerpać z LiveXP, aby zrozumieć, dlaczego większość startupów uważa tę platformę za najlepszą do nauki biznesowego języka angielskiego:

• Efektywna nauka 1 na 1, gdy cała uwaga korepetytora skupiona jest na uczniu.
• Elastyczność w planowaniu, zmianie i anulowaniu lekcji.
• Nauczyciele posługujący się różnymi akcentami z całego świata.
• Możliwość nauki z kilkoma korepetytorami jednocześnie w ramach jednej subskrypcji.
• Trener słówek do nauki słownictwa w najbardziej efektywny sposób za pomocą metody powtarzania w odstępach.

A to tylko kilka z nich. Przyjrzyjmy się teraz korzyściom, jakie twoja firma może czerpać z LiveXP:

• Płacisz tylko za „aktywnych” uczniów, a niewykorzystane lekcje nie wygasają.
• Pulpit nawigacyjny umożliwiający działom HR śledzenie postępów poszczególnych pracowników.
• Otrzymujesz osobistego asystenta, który pomoże ci nawet, gdy utkniesz w pracy.
• Prosty sposób rozliczania płatności.

Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź stronę główną lub skontaktuj się z LiveXP za pośrednictwem podanych kanałów.

Refleksje końcowe

Skuteczna komunikacja umożliwia zespołom współpracę nad wspólnymi celami i buduje silne więzi z klientami i interesariuszami.

Jak już dowiedzieliśmy się powyżej, bariery w komunikacji biznesowej mogą utrudniać płynną wymianę informacji i powodować nieporozumienia wśród członków zespołu. Zdolność do ich szybkiego zidentyfikowania i rozwiązania zapewni sukces twojej organizacji.Promując przejrzystość, doskonaląc umiejętność słuchania, akceptując różnorodność i znosząc bariery hierarchiczne, firma może tworzyć środowisko przyjazne komunikacji. Pomóż swojej firmie poprawić wizerunek lub przejdź tutaj, aby zapoznać się ze szkoleniami językowymi dla firm.