Angielski w biurze: Pomoc pracownikom w skutecznej komunikacji

Posługiwanie się językiem angielskim w biurze to świetny sposób na zniwelowanie bariery językowej i zapewnienie, że pracownicy mogą odpowiednio komunikować się zarówno ze sobą jak i klientami organizacji osobiście, przez telefon lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Angielski określa się uniwersalnym językiem globalnym, ponieważ posługuje się nim ponad 1,5 miliarda ludzi na świecie. Jest on dla nich pierwszym lub drugim językiem, co czyni go najczęściej używanym językiem świata. Popularność ta wynika z wpływu Imperium Brytyjskiego na różnych kontynentach, jego rządów kolonialnych, gospodarki i stosunków handlowych z innymi znaczącymi państwami, takimi jak Ameryka.

Jako, że jest to język międzynarodowy, oczekuje się, że angielski będzie używany w prawie wszystkich sferach życia. Dotyczy to zarówno codziennych rozmów, jak i nauki w szkołach, a zwłaszcza słownictwa używanego w kontaktach służbowych.

Niniejszy artykuł stanowi zbiór różnych przydatnych angielskich zwrotów, które można dodać do swojego słownictwa, aby poprawić swoje umiejętności komunikacyjne w biurze.

Jak pomóc swoim pracownikom biurowym w profesjonalnym posługiwaniu się językiem angielskim?

Ważne jest, aby pamiętać, że nie da się opanować biurowego angielskiego w ciągu zaledwie jednego dnia. Nauka każdego języka, nawet angielskiego, jest swego rodzaju procesem, a im więcej się ćwiczy, tym szybciej można się nauczyć.

Przykłady podane w tym artykule nie są jedynym przewodnikiem do opanowania języka angielskiego; zapisanie się na zajęcia praktyczne na platformie LiveXP, czytanie książek i artykułów związanych z biznesem to idealne rozwiązania, które pomogą ci się rozwijać.

LiveXP to skuteczna platforma do nauki języków, która pomaga firmom szkolić pracowników w celu biegłości językowej. LiveXP zapewnia program B2B dla korporacyjnych szkoleń językowych, który gwarantuje pełną przejrzystość menedżerom firm i elastyczność nauki pracownikom. W ramach tego programu nie ma ograniczeń co do języków, których pracownicy mogą się uczyć, ani korepetytorów, z którymi mogą ćwiczyć. LiveXP oferuje również doskonałe interaktywne narzędzia do nauki zapewniające najlepsze wyniki, wygodny panel do śledzenia postępów oraz osobistego menedżera, który pomaga firmie we wszystkich kwestiach.

Jeśli szukasz najlepszego sposobu, aby pomóc swoim pracownikom posługiwać się biznesowym językiem angielskim, koniecznie wypróbuj LiveXP.

Biznesowe słownictwo angielskie: słowa używane w komunikacji biurowej

Spotkania i rozmowy z nowymi osobami w przestrzeni biznesowej mogą budzić niepokój, zwłaszcza jeśli wiesz, że twoja znajomość języka pozostawia jeszcze wiele do życzenia, a przecież pierwsze wrażenie jest często kluczowe. Jeśli pracujesz w dziale HR lub jesteś dyrektorem generalnym, prędzej czy później będziesz musiał stanąć twarzą w twarz z takim wyzwaniem. Aby uniknąć kompromitacji, przedstawiamy kilka angielskich zwrotów bardzo przydatnych w życiu pracowników biurowych, których warto się nauczyć, aby pierwsze spotkania były znacznie mniej niezręczne

Powitania/wymiana uprzejmości

Pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić, spotykając się z daną osobą, jest rozpoczęcie od przyjaznego powitania; łagodzi to wszelkie napięcia i umożliwia swobodną rozmowę. Dobrze jest zacząć od jednego z poniższych zdań:

Hello, how are you today?
Witaj, jak się dzisiaj masz?

Good morning/ afternoon/ evening
Dzień dobry/dobry wieczór

Przedstawianie się

Po powitaniu, kolejnym krokiem jest przedstawienie się nowej osobie i poproszenie jej o zrobienie tego samego. Wprowadzenie ma na celu nawiązanie przyjaznych relacji i poznanie swoich imion. Oto zwroty, których można użyć w takiej biurowej rozmowie po angielsku:

My name is –––, what is yours?
Nazywam się  –––, a Pan/Pani?

I’m –––, may I know your name?
Jestem  –––, a jak Pani/Panu na imię?

Następnie powiedzenie „It is nice meeting you” lub „It is a pleasure to meet you” („Miło Pana/Panią poznać” lub „Bardzo mi miło”) jest doskonałym sposobem na zakończenie powitania, a do tego czasu powinieneś poznać imiona i prawdopodobnie wymienić się wizytówkami kontaktowymi.

Komunikacja po angielsku w biurze: od czego zacząć?

Powinieneś kontynuować rozmowę i lepiej poznać daną osobę, a następnie zadać kilka pytań na jej temat, co jest doskonałym sposobem na nawiązanie kontaktu.

Where are you from?
Skąd jesteś?

Where and what did you study?
Gdzie i co studiowałeś/aś?

What has it been like working at your current job?
Jak Ci się pracuje w obecnym miejscu pracy?

Pożegnania

Gdy rozmowa dobiegnie końca i nadejdzie czas na pożegnanie się z nowo poznanymi osobami w biurze, wyraź radość z ich poznania.

It was very nice to meet you; I’ll see you around.
Miło było Cię poznać, do zobaczenia.

Take care of yourself.
Uważaj na siebie

Have a good day.
Miłego dnia.

Angielskie zwroty biznesowe w rozmowach telefonicznych

Odbieranie telefonu i rozmowa z drugą osobą na linii może być częścią Twojej pracy, ale może stać się zadaniem, od którego stronisz, jeśli wciąż uczysz się angielskiego. Oto kilka łatwych zwrotów wartych nauczenia się, aby poprawić swoje biznesowe słownictwo angielskie.

Hello/ good day; what can I do for you?
Witaj/dzień dobry; w czym mogę pomóc?

Hello, how can I help you?
Witaj, w czym mogę pomóc?

W zależności od tego, czy osoba dzwoniąca jest współpracownikiem czy klientem, po odebraniu telefonu może być konieczne podanie swojego imienia i nazwiska. Powiedzenie: „Co mogę dla Pana/Pani zrobić?” to dobry sposób na zapytanie, dlaczego dzwoniący skontaktował się z Tobą i jak możesz mu pomóc w rozwiązaniu jego problemu w przyjazny, profesjonalny i skuteczny sposób.

Należy również nauczyć się takich zwrotów jak:

May I know your name?
Jak Pani/Panu na imię?

The manager is not available at the moment. Would you like to leave a message?
Menedżer jest obecnie niedostępny. Czy chce Pan/Pani zostawić wiadomość?

Could you say that again? I didn’t catch you.
Mogę prosić o powtórzenie? Nie dosłyszałem/am.

Zastosowanie ostatniego wyrażenia może wydawać się podchwytliwe, ponieważ „catch” jest czasownikiem używanym, gdy coś jest rzucane. Ale w ostatnim przykładzie „catch” jest używane w wyrażeniu, aby powiedzieć o przerwie w komunikacji i poprosić drugą osobę o powtórzenie tego, co powiedziała.

Jak zakończyć rozmowę telefoniczną

Nie chcesz gwałtownie kończyć rozmowy telefonicznej; nie będzie to dobrze świadczyć o tobie i twojej korporacji. Należy kończyć rozmowy telefoniczne ze współpracownikami, klientami i kontrahentami tak grzecznie, jak to tylko możliwe. Oto kilka zwrotów, które warto opanować, lecz należy pamiętać, że nie  zawsze sprawdzą się one w przypadku kończenia rozmowy biznesowej.

Thank you for calling!
Dziękuję za telefon!

Have a pleasant day!
Miłego dnia!

Thank you for reaching out to us!
Dziękujemy za kontakt z naszą firmą!

Angielskie słownictwo do prowadzenia pogawędek w biurze

Utrzymywanie przyjaznych relacji z ludźmi w biurze jest niezbędne, a można to łatwo osiągnąć poprzez prowadzenie pogawędek, tzw. small talk. Pomagają one dowiedzieć się więcej o współpracownikach, tworzą komfortową atmosferę w miejscu pracy i umożliwiają nawiązywanie nowych znajomości. Można je również wykorzystać w rozmowach z klientami.

Nie chcesz wydawać się zbyt poważny i wyglądać na skrępowanego, więc zacznij od następujących rzeczy.

How are you doing today?
Jak się dzisiaj czujesz?

Did you watch last night’s game?
Oglądałeś wczorajszy mecz?

What are your plans for the weekend?
Jakie masz plany na weekend?

Have you heard about the new series being released?
Słyszałeś o premierze nowego serialu?

What football team do you support?
Jakiej drużynie piłkarskiej kibicujesz?

Pozwól rozmowie płynąć w tak wielu kierunkach, jak pozwala na to czas i ciesz się wspólnie spędzonymi chwilami. Kiedy nadejdzie pora rozstania, powiedz miłe zdanie, takie jak:

It was great talking to you.
Świetnie mi się rozmawiało.

See you around.
Do zobaczenia.

Have a good day.
Miłego dnia.

Jak rozpocząć i zakończyć rozmowę biznesową

Nie da się uniknąć rozmów biznesowych w biurze, ponieważ umiejętność komunikacji i wdrażania planów mających na celu rozwój przedsiębiorstwa jest koniecznością. Nauczenie się skutecznego porozumiewania i używania właściwych idiomów i zwrotów biznesowych ułatwi współpracę i sprawi, że praca w biurze będzie znacznie mniej stresująca.

Aby rozpocząć rozmowę biznesową, najpierw przedstaw się i powiedz, dlaczego umówiłeś się na spotkanie:

Hello, my name is ----, and I work in HR (or whatever your post or department is). I have called us together to discuss -----, and I hope we can make progress.
Witam, nazywam się ---- i pracuję w dziale HR (lub jakimkolwiek innym stanowisku lub dziale). Zwołałem nas razem, aby omówić ----- i mam nadzieję, że uda nam się poczynić postępy.

Jeśli uznasz to za konieczne, poproś innych o przedstawienie się i podanie swoich nazwisk oraz stanowisk w firmie. Po przedstawieniu się możesz rozpocząć spotkanie, aby omówić bieżące kwestie lub zagadnienia.

Po spotkaniu będziesz potrzebował czegoś więcej niż podziękowania, aby wyrazić wdzięczność swojemu współpracownikowi/klientowi za poświęcony czas na rozmowę telefoniczną lub fizyczne spotkanie z Tobą, więc zakończ dyskusję biznesową, używając następujących zwrotów:

Thank you so much for giving your time today; I look forward to getting started.
Dziękuję za poświęcony mi dzisiaj czas; nie mogę się doczekać rozpoczęcia współpracy.

I’m glad we could discuss these issues; thank you for your attention.
Cieszę się, że mogliśmy omówić te kwestie; dziękuję za uwagę.

Thank you for coming.
Dziękuję za spotkanie.

Thank you for your contributions and ideas.
Dziękuję za wkład i pomysły.

Let’s call it a day; thank you all for your time and efforts.
Na koniec pragnę wszystkim podziękować za poświęcony czas i wysiłek.

Zwroty biznesowe przydatne w ważnych transakcjach/negocjacjach

Angielski zyskał duże uznanie jako język międzynarodowy, nic więc dziwnego, że jest wykorzystywany w negocjacjach, zwłaszcza między partnerami biznesowymi mówiącymi różnymi językami. W takiej sytuacji angielski niweluje bariery językowe, a spotkania przebiegają sprawnie, ponieważ strony rozumieją się nawzajem.

Oto kilka zwrotów biznesowych w języku angielskim, które można wykorzystać w negocjacjach:

We should take a look at our options and reach a consensus.
Powinniśmy przyjrzeć się naszym opcjom i osiągnąć pewien kompromis.

What are your views on the alternatives we have provided?
Jakie są Twoje opinie na temat przedstawionych przez nas alternatyw?

We think the best thing to do is…
Uważamy, że najlepszym rozwiązaniem jest…

Do you have any reservations you would like to discuss?
Czy mają Państwo jakieś zastrzeżenia, które chcieliby Państwo omówić?

How much more resources would you estimate we need?
O ile więcej zasobów według Pana/Pani potrzebujemy?

Idiomy biznesowe do wykorzystania w biurze

Język angielski wykorzystuje wiele idiomów, które znajdują zastosowanie w sektorze biznesowym. Wyrażenia te nie są łatwe do przetłumaczenia, ponieważ często oznaczają coś innego. Przyjrzyj się niektórym idiomom, które możesz usłyszeć w biurze i ich znaczeniu:

Steep learning curve: jest trudna do nauczenia się lub wymaga dużego wysiłku.

Think outside the box: opracowywanie oryginalnych i kreatywnych koncepcji lub rozwiązań.

Hit the ground running: rozpoczęcie projektu z dużą energią.

Cornering the market: dominować.

Call the shot: wydawać rozkazy lub podejmować ważne decyzje.