Jak napisać maila po angielsku: przydatne słówka i przykładowe maile

E-mail po angielsku – jak go dobrze napisać? Praktyczne wskazówki i przykłady pisania formalnych i nieformalnych e-maili w języku angielskim. W tym kompaktowym przewodniku znajdziesz wszelkie niezbędne informacje, które pozwolą ci zrozumieć, czym email formalny po angielsku różni się od swojego nieformalnego odpowiednika oraz stworzyć własną wiadomość na podstawie naszych wskazówek o tym, jak napisać wstęp do e-maila, jak go rozwinąć i jak zakończyć, aby wszystko zgadzało się z angielskimi zasadami. Poznasz też przydatne słówka do maila po angielsku, które sprawią, że twoje wiadomości będą wyglądały, jakby napisał je rodowity anglik.

E-mail po angielsku: Co musisz wiedzieć

Różne e-maile w języku angielskim wymagają odmiennego podejścia, dlatego warto poznać najlepsze praktyki zarówno w przypadku e-maili formalnych, jak i nieformalnych. Nauka tworzenia skutecznego e-maila po angielsku na podstawie stylu i celu wiadomości może również pomóc usprawnić komunikację cyfrową. W tym artykule omawiamy różnicę między formalnymi i nieformalnymi wiadomościami e-mail, opisujemy, jak napisać wiadomość e-mail oraz udostępniamy szablony i przykłady, które pomogą ci skuteczniej się komunikować. Czym więc email formalny po angielsku różni się od swojego bardziej wyluzowanego i nieformalnego odpowiednika? Poniżej znajdziesz nieco rozwiniętą odpowiedź na to pytanie.

Zasady pisania wiadomości e-mail mają ścisły związek z czasami, kiedy w wiadomościach między ludźmi brakowało literki „e” na początku, a więc emaile były mailami, czyli po prostu listami. Korespondując z przyjaciółmi ludzie pozwalali sobie na luźne formy, kiedy jednak musieli skontaktować się z kimś nieznajomym, jakąś instytucją lub wyżej postawionym współpracownikiem korzystali z nieco bardziej stonowanego języka, a swoje wiadomości opierali o z góry ustalone szablony. Po części to zachowanie brytyjskich gentlemanów przeniosło się do języka biznesowego.

Dlatego pisząc formalne wiadomości email należy stosować się do pewnych zasad, o który opowiemy więcej w dalszej części tego artykułu, w przeciwnym wypadku wiadomość będzie wyglądała nieprofesjonalnie, co przełoży się na wizerunek całej firmy. Z kolei w przypadku wiadomości do osób, które znasz możesz w zależności od stopnia zażyłości relacji stosować bardziej nieformalne i luźne formy. W pracy warto jednak wychodzić z założenia, że lepiej napisać zbyt formalną wiadomość do kogoś, kto traktuje cię po koleżeńsku niż napisać nieformalną wiadomość do kogoś, kto oczekuje zimnego profesjonalizmu.

Jak napisać maila po angielsku? Język a odbiorcy

Wiemy już, że wiadomość email może być formalna i nieformalna, skąd jednak wiadomo, z której wersji skorzystać? Po pierwsze, musisz wziąć pod uwagę, kim są twoi odbiorcy oraz jaka relacja cię z nimi łączy. Na przykład, jeśli piszesz do odbiorców biznesowych, zastosuj formalny ton. Jeśli jednak adresatami są członkowie rodziny lub przyjaciele, możesz zdecydować się na użycie swobodnego języka. Treść wiadomości zależy również od tego, jak dobrze znasz osobę, do której piszesz e-mail. Staraj się być formalny w stosunku do każdego, kogo nie znasz, i dostosowywać swój styl, gdy wasza znajomość się pogłębia. Jeśli jest to ktoś, z kim nigdy dotąd się nie komunikowałeś, pierwsze wrażenie zrobisz właśnie swoim stylem wypowiedzi.

E-mail formalny po angielsku – jakich błędów unikać?

Pisząc wiadomość email po angielski czeka na ciebie mnóstwo pułapek i jeszcze więcej błędów, które możesz popełnić. Jeśli więc zdarzyło ci się popełnić błąd, to nie rwij sobie włosów z głowy i zrozum, że każdy może popełnić błąd. Ważne tylko, aby wyciągnąć z nich odpowiednie wnioski i nie popełniać podobnych błędów w przyszłości. Istnieją jednak całe grupy błędów, które w wiadomościach email po angielsku pojawiają się wręcz notorycznie, dlatego warto nauczyć się na cudzych błędach i wyeliminować je już na tym etapie. Do najczęstszych błędów należą:

Skróty, akronimy i język potoczny

W otoczeniu wymagającym formalnego podejścia lub podczas pisania formalnego e-maila na egzaminie zaleca się, aby nie używać akronimów, form skróconych oraz języka potocznego i slangu.

• Akronimy (skrótowce) to słowa utworzone przez skrócenie wyrażenia składającego się z co najmniej dwóch słów, np. ASAP – as soon as possible (tak szybko, jak to możliwe), TTYL – talk to you later (odezwę się później), CU – see you (do zobaczenia).

• Formy skrócone — są bardzo rzadko stosowane w formalnym piśmie. Jedynymi wyjątkami są skróty niektórych zwrotów grzecznościowych, gdy są one używane w połączeniu z nazwiskiem, np. Mr Smith, Mrs Wallace. Bardziej adekwatną formą jest forma dłuższa – I am writing; I am contacting; It has not zamiast I’m writing; I’m contacting; It hasn’t.

Brak logiki w wiadomości

Innym popularnym błędem popełnianym przez niedoświadczonych autorów maili po angielsku jest wylewający się z ich wiadomości chaos. Stres związany z koniecznością napisania profesjonalnej wiadomości w obcym języku sprawia często, że osoby postawione przed takim zadaniem panikują i tworzą wiadomości, w których informacje przeplatają się między sobą, powtarzają i trudno przez to rozszyfrować, co autor miał na myśli.

Dlatego tworząc maila po angielsku zerknij najpierw na przykładowy mail po angielsku i postaraj nie skupiać się na formie, języku czy gramatyce, a jedynie na logicznej treści. W ten sposób być może zauważysz, że dobrze napisana wiadomość e-mail składa się z kilku logicznych elementów. Na początku zwykle znajduje się grzecznościowy zwrot i wprowadzenie w sytuacje. Następne jest rozwinięcie, w którym autor przedstawia problem, zadaje jasne i rzeczowe pytanie, czy przedstawia swoją propozycję.

Po głównej części wiadomości pora na przedstawienie swoich oczekiwań wobec adresata. Może to być prośba o udzielenie odpowiedzi, ustosunkowanie się do sytuacji czy nawet potwierdzenie odebrania wiadomości. Na koniec należy podziękować za ewentualną wcześniejszą pomoc i grzecznie się pożegnać, na przykład korzystając z gotowych wzorów, które znajdziesz w kolejnych akapitach.

Jak zacząć E-mail po angielsku?

Zacznij od tematu. Jest to jeden z pierwszych elementów maila, na który zwróci uwagę adresat. Temat wiadomości ujmij w sposób krótki, rzeczowy i informujący o tematyce maila. Unikaj formułowania tematów jednym słowem, np. „Question” (Pytanie), ponieważ może wydawać się to niejasne i zbyt pobieżne. Zamiast tego przejdź do sedna sprawy, na przykład „Question About Schedule for Thursday's Meeting” (Pytanie o terminarz na czwartkowe spotkanie). W ten sposób poinformujesz odbiorcę o zawartości twojego e-maila jeszcze przed jego otwarciem.

Takie zachowanie nie tylko świadczy o profesjonalnym zachowaniu autora i szacunku do swojego adresata, ale ma też praktyczne zastosowanie i może realnie wpłynąć na tempo załatwienia jakiejś sprawy. Trzeba bowiem pamiętać, że większość osób wykonujących pracę biurową dziennie dostaje dziesiątki maili, w których jest się łatwo pogubić, jeśli ich temat nie podpowiada, z czym związana jest treść.

Struktura i interpunkcja – jak napisać e-mail po angielsku?

Struktura i interpunkcja w tworzeniu e-maila w języku angielskim jest bardzo ważna. E-mail formalny po angielsku musi tworzyć logiczną całość.

Rozpoczynanie wiadomości e-mail: zwykle po nagłówku stawiamy przecinek. Nowy wiersz zaczynamy po nazwisku osoby, do której piszemy.

Zakończenie maila po angielsku: zwykle po frazie zamykającej piszemy przecinek. Zaczynamy nową linię, aby na końcu wiadomości umieścić własny podpis.

Nagłówki – e-mail formalny

Dear Mr. Smith,

Dear Sir or Madam, (w przypadku, gdy nie znamy osób, do których kierujemy e-mail).

Nagłówki – e-mail nieformalny

Hi John,

Hi there, John,

Morning/Afternoon/Evening John,

Jak zakończyć maila po angielsku? Przydatne słówka

Właściwe pozdrowienie oznaczające zakończenie maila po angielsku jest również istotne. W korespondencji formalnej możesz wybrać jedno z poniższych.

W przypadku odbiorców, których znasz:

Yours sincerely
Z poważaniem

Sincerely yours
Z poważaniem (w odmianie amerykańskiej)

Best regards
Pozdrawiam serdecznie

Regards
Pozdrawiam

W przypadku odbiorców, których nie znasz:

Your faithfully
Z poważaniem

Truly yours
Z poważaniem (w odmianie amerykańskiej)

Tylko pierwsze słowo jest pisane wielką literą przy zakończeniach „Yours sincerely” i „Yours faithfully”.

Zakończenie maila po angielsku w wersji nieformalnej

Jest na to kilka sposobów. Możesz się zainspirować niżej wymienionymi zwrotami grzecznościowymi, ale nie musisz się ich sztywno trzymać. W przypadku wiadomości nieformalnych możesz sobie pozwolić na więcej. Dopuszczalne są skróty, język slangowy i niestandardowe formy. Wszystko zależy od tego, jak na co dzień komunikujesz się z osobą, do której piszesz taką wiadomość. Wspomnianymi zwrotami mogą być:

Best
Pozdrawiam

Kindest regards
Najserdeczniejsze pozdrowienia

Cheers
Pozdrowienia, (w odmianie brytyjskiej)

Lots of love
Ściskam

Love
Uściski

All the best
Wszystkiego dobrego

Jak zapamiętać przydatne słówka do maila po angielsku i nauczyć się pisać e-maile?

Zrozumienie zasad kierujących układem formalnego maila, zapamiętanie przykładowych zwrotów na rozpoczęcie i zakończenie wiadomości, wiedza o tym, jakie błędy są popełniane najwcześniej czy nawet wzór maila po angielsku pomogą ci bez wątpienia tworzyć bardziej profesjonalne i łatwiej zrozumiałe dla innych wiadomości, ale trzeba w tym miejscu zaznaczyć, że jedna umiejętność przydaje się znacznie częściej niż inne. Jest nią oczywiście sama umiejętność płynnego posługiwania się językiem angielskim.

Najbardziej naturalnym i skutecznym sposobem na naukę języka angielskiego, z resztą podobnie jest w przypadku innych języków, jest wykorzystywanie go w praktyce podczas rozmowy. Można oczywiście trenować z członkiem rodziny czy przyjacielem, ale dobrze, gdyby ta osoba znała ten język na tyle, aby móc wyłapać twoje błędy i podać ci prawidłowe alternatywy. Jeszcze lepiej, gdyby osoba ta była native speakerem, a więc osobą, która tym językiem posługuje się od dziecka.

Znalezienie rodowitego Anglika czy Amerykanina, który będzie miał czas na rozmowy nie jest najłatwiejszym zadaniem, ale na szczęście istnieją na to inne sposoby. Jednym z nich jest platforma LiveXP, która łączy osoby uczące się języka angielskiego z nauczycielami rozsianymi po całym świecie. Indywidualne lekcje angielskiego pomogą poprawić gramatykę i sprawić, że tworzenie zdań w tym języku będzie dla ciebie znacznie łatwiejsze, co z kolei przełoży się na tworzenie lepszych maili.

Zauważamy też, że w wielu nienajlepiej napisanych mailach powtarza się jeden problem i jest nim ograniczone słownictwo. Wiele osób powtarza wciąż te same słowa, bo zwyczajnie nie zna angielskich synonimów i osoby takie korzystają wciąż ze słów, które już znają. Dobrym sposobem na rozbudowanie nieco słownictwa jest czytanie książek po angielsku. Jeśli jednak twoje umiejętności  na to jeszcze nie pozwalają, to polecamy Trener Słówek, który pomoże ci zapamiętać przydatne zwroty i rozbudować słownictwo, dzięki czemu słówka do maila z angielskiego nie będą się co chwilę powtarzać.

E-mail po angielsku przykłady

Poznanie zasad i zwrotów z pewnością zbliżyło cię nieco do pełnego zrozumienia niełatwego zagadnienia, jakim jest pisanie wiadomości email po angielsku w profesjonalny i zgodny z zasadami sposób, jednak żadna teoria nie zastąpi praktyki, dlatego przygotowaliśmy dla ciebie przykłady zarówno maila formalnego, jak i nieformalnego. Mamy nadzieję, że dzięki temu łatwiej będzie ci stworzyć własną treść, co czego gorąco zachęcamy. Dzięki napisaniu kilku treningowych wiadomości, zadanie polegające na napisaniu maila do kontrahenta, współpracownika czy szefa po angielsku będzie o wiele łatwiejszym zadaniem.

Przykładowy mail po angielsku formalny – Przykład 1

Subject: Delivery delay
Dear Mr Smith,

We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay. Hope you will take all the relevant factors regarding our situation into consideration, and thank you for your patience.

Please accept our apologies.

Best regards,
Tim Jones
HigherLogistics

Przykładowy mail po angielsku formalny – Przykład 2

Subject: Scheduling of our upcoming meeting

Dear Mr. John,
I hope this email finds you well.

I am writing to inquire about the scheduling of our upcoming meeting. Please provide me with the available dates and times that work best for you. Additionally, please let me know if there are any specific topics or materials you would like me to prepare in advance.

Your prompt response would be greatly appreciated, as it will help me organize my schedule accordingly.

Thank you for your time and assistance.

Best regards,
Tim Jones
HigherLogistics

Przykładowy mail po angielsku formalny – Przykład 3

Subject: Birthday party invitation

Dear Jeff,

I hope this message finds you in good health and spirits.

I am delighted to extend to you an invitation to my upcoming birthday celebration. The event will take place on [Date] at [Time], at [Venue/Location]. It would be an honor to have you join us for this special occasion.

Please let me know if you will be able to attend. Your presence would mean a lot to me and add to the joy of the celebration.

Thank you, and I look forward to hearing from you soon.

Best regards,
Jim

Przykładowy mail po angielsku nieformalny  – Przykład 1

Subject: Canadian Day Out

Hi guys,

We have been here for a day now and loving it. Dad, you will remember the float plane and other rhythms in Silva Bay harbor.

This year we have brought our little tender to the yacht Silverheels. He is called Goldfinger (aka The Unsinkable II, according to Ellis!). We went Salmon fishing in him today around Drumbeg Provincial Park—a bay Dad will know well, too. Ellis caught a Rockfish, and Owen caught a small Ling Cod. Tomorrow, we hope for better, but it’s windy here right now.

Will update you soon.

Lots of love to you all,
John

Przykładowy mail po angielsku nieformalny – Przykład 2

Subject: Camping trip

Hey John,

Hope you’re doing well!

I wanted to check in about our camping trip. Do you have any thoughts on dates or locations? I’m pretty flexible but would love to get something on the calendar soon.

Also, let me know if there’s anything specific you want to bring or do. I’m thinking of bringing my grill for some BBQ. What do you think?

Looking forward to your thoughts!

Best,
Jeff

Przykładowy mail po angielsku nieformalny – Przykład 3

Subject: Party!

Hey Jeff,

I hope you’re doing great!

I wanted to invite you to my birthday party on [Date] at [Time]. It’s going to be at [Venue/Location], and I’d love for you to be there to celebrate with us.

Let me know if you can make it. It would be awesome to have you there!

Cheers,
Jim